Vous utilisez la suite Microsoft Office depuis de nombreuses années ? Vous passez peut-être à côté de quelques astuces très simples, pouvant vous faire gagner un temps précieux au quotidien !


 
La barre d'espace est votre meilleure amie pour mettre en page ? Changer la taille des nombreux sous-titre de votre document vous provoque une crise d'angoisse ? N'ayez plus rien à craindre, nous allons vous aider ;)

Ceci est un modèle standard de renon pour une police d'assurance, envoyée par mon assureur.
 
Comme on peut le voir grâce aux marques de mise en forme, elle a été rédigée comme elle l'aurait été avec une machine à écrire...
Pourtant, la suite Office est un outil formidable qui est très loin des contraintes de cet outil rudimentaire.
Même si cet exemple est un extrême, il illustre bien le problème !
 

#1 - Marques de mise en formes

J'ai parlé plus haut des "marques de mise en forme". Cela permet d'afficher une série de caractères invisibles à l'impression qui permettent de comprendre comment le document a été mis en page.

 
Voici leurs significations :
 
Ces marqueurs vont simplement vous guider dans l'élaboration d'une mise en page propre.
 
Si vous êtes totalement novice dans l'utilisation des 
 

#2 - Tabulations

Accrochez-vous, vous êtes sur le point d'arrêter d'utiliser la barre d'espace à tord et à travers !
Les tabulations sont des sortes de curseurs qui peuvent être placés sur toute la largeur du document, et sont liés à un paragraphe.
Une fois définis, ils permettent d'obtenir ce type de résultats :
 

#3 - Styles, et reproduction de mise en forme

Les styles sont sans doute l'outil de mise en forme qui permet de gagner le plus de temps.

 
Le fonctionnement est simple : cliquez sur une zone à mettre en forme, et dans la zone "styles" choisissez celui qui correspond.
Vous pouvez ainsi définir très rapidement les titres de différents niveaux, les citations, etc etc.
Ensuite, en changeant la mise en forme d'un style (en cliquant droit dessus > modifier), tous les paragraphes sur lequel il est appliqué seront automatiquement adaptés également. Plutôt pratique non ?
Attention, l'application d'un style se fait par paragraphe. En clair, ce que vous mettez à la ligne grâce à la touche ENTER.
 
En utilisant les styles pour définir vos différents niveaux de titres, vous aurez la possibilité d'ajouter une table des matières automatique, sans aucun travail de votre part :

 
Pour les zones de "corps" bénéficiant d'une mise en forme spécifique, comme par exemple "gras italique, police et taille différente, couleur et fond différents", utilisez le pinceau de reproduction :
 
Pour l'utiliser, sélectionner le texte dont vous voulez reproduire la mise en forme, cliquez sur le bouton indiqué ci-dessus, et sélectionnez avec la souris le texte pour lequel il faut l'appliquer.
 

#4 - Personnaliser le ruban

Raz-le-bol de changer continuellement d'onglet pour atteindre la commande qui vous intéresse ?
Pourquoi ne pas créer votre propre onglet, avec les commandes que vous utilisez le plus ?
 
Cliquez droit sur le ruban > Personnalisez le ruban > Nouvel onglet
Vous pouvez le renommer, et lui créer différents groupes où placer vos boutons d'actions favoris.
 
  
Pour ceux qui restent sur leur faim, je vous invite à visiter ce cours gratuit mais très bien expliqué

Prochainement, mes astuces préférées pour les autres produit de la suite Office ;)